Cum citesc o balanță

Balanța de verificare - sau, prescurtat, „balanța” - reprezintă oglinda activității companiei mele. Toate operațiunile pe care le desfășor ajung în documentul contabil numit balanță. Mai devreme sau mai târziu voi ajunge să am nevoie să o înțeleg în detaliu, pentru a-mi putea coordona mai bine afacerea - astfel încât pot începe prin a-mi forma o imagine în ansamblu asupra tipurilor de informații pe care o balanță poate să mi le transmită. 

În același timp, balanța reprezintă și oglinda activității contabilului. Exact acesta este motivul pentru care trebuie să o verific în permanență. Exemplul cel mai vizibil este în cazul în care decid să închid compania - când lipsa activelor și existența unor datorii foarte mari permit tragerea tardivă a unor concluzii: fie neincluderea tuturor cheltuielilor în contabilitate, fie lăsarea unui avans de furnizori, fie pur și simplu subvenționarea activităților personale pe spatele companiei și cu banii furnizorilor - toate aceste obiceiuri negative vor avea repercusiuni la final. Este bine să înțeleg acest lucru înainte să ajung să vreau să fac exit și de fapt să descopăr că am obligații foarte mari de plătit ca și taxe, că îmi vin controale încrucișate, că am cazier fiscal, că nu pot deschide o alta companie.

O primă regulă extrem de importantă: trebuie să îi cer contabilului meu să îmi trimită, în fiecare lună, balanța de verificare atât în format sintetic cât și, mai ales, în format analitic. Este foarte important să diferențiez între balanța analitică și cea sintetică:

Încep prin a mă familiariza cu grupele mari de conturi. În sistemul românesc de contabilitate există șapte astfel de grupe:

Până la Clasa V de disponibilități bănești voi regăsi în balanță, în coloana de solduri finale, soldurile propriu-zise ale conturilor. Clasele VI și VII nu au solduri finale, deoarece se închid în fiecare lună și merg în contul 121 de profit sau pierdere.

În continuare voi vedea detalierea pe fiecare dintre clase. Încep cu prima dintre ele:

Clasa I. Capitaluri proprii

Este bine să cer o balanță analitică ce are denumirea conturilor, nu doar codificarea lor numerică. De exemplu, dacă vreau să văd ce profit sau pierdere am, mă uit la contul 121 - care se numește chiar așa: cont de profit sau pierdere. Două situații posibile:

Tot în Clasa I de conturi este important să analizez contul privind rezultatul reportat, codificat 117: dacă observ un sold debitor, adică apare un număr diferit de zero pe coloana de debit, înseamnă că firma mea are o pierdere pe care a acumulat-o în decursul anilor - și care stă pe umerii mei, iar compania, la un moment-dat, riscă să ajungă într-un blocaj, fiindcă nu va mai putea funcționa.

În ceea ce privește conturile de datorii, trebuie să fiu extrem de atent la contul de credite bancare, codificat 162. Dacă am credite bancare în valută trebuie să mă asigur că am lichiditate ca să acopăr suma pe care o am în scadențarul de la bancă, înmulțită cu ceea ce reprezintă cursul de schimb valutar de la sfârșitul lunii.

În contul de alte împrumuturi și datorii asimilate, codificat 167, regăsesc leasingurile pe care le-am luat pentru a operaționaliza activitatea companiei: mașini, echipamente. La fel, trebuie să mă uit pe scadențar, pentru a vedea valoarea leasingului rămas de plată: restul ratelor de plată de înmulțit cu ceea ce reprezintă cursul de schimb valutar de la sfârșitul lunii. Tot în acest cont pot regăsi și garanțiile pe care le am de restituit furnizorilor, pentru contracte cu o durată mai mare de un an. Unul dintre motivele pentru care este foarte important să cer contabilului să îmi trimită lunar balanța analitică, desfășurată, este că, pentru fiecare contract de leasing și pentru fiecare garanție pe care o am de restituit, în balanța analitică voi regăsi câte un sub-cont analitic, de exemplu:

După ce în Clasa I de conturi am putut vedea care este plusul de valoare al companiei, ce a acumulat de la înființare, în următoarea clasă voi vedea care sunt activele imobilizate ale firmei:

Clasa II. Active imobilizate

Trebuie să încep prin a-i cere contabilului și un registru de mijloace fixe, pentru că trebuie să văd, concret, ce am în companie. Valoarea pe debitul balanței de verificare voi regăsi clădirile (contul 212), mașinile (contul 213), mobilierul (contul 214) - valoarea de achiziție a bunurilor. Dacă scad din toată Clasa II soldul creditor al contului de amortizări (contul 280 pentru imobilizări necorporale și contul 281 pentru imobilizări corporale), voi obține valoarea neamortizată a mijloacelor fixe pe care le mai am de amortizat pe costuri - și pe care trebuie să le am în vedere când fac planul de afaceri, fiindcă pentru mine acesta este un cost pe care trebuie să îl recuperez. Dacă vând la un preț mai mic decât cel în care să înglobez și această componentă de amortizare, atunci îmi va fi dificil să merg mai departe, fiindcă, la un moment-dat, neobținând adaos care să acopere toate cheltuielile, nu am cum să funcționez.

Clasa III. Stocurile

În categoria de conturi de stocuri am contul de materii prime (codificat 301), contul de materiale consumabile (codificat 302), contul de materiale de natura obiectelor de inventar (codificat 303), contul de mărfuri (codificat 371), contul de produse și, respectiv, servicii în curs de execuție (codificat 331 și, respectiv 332), contul de produse finite (codificat 345). 

Aceste conturi au, întotdeauna, solduri debitoare. În ele se regăsesc stocurile de produse finite sau de producție neterminată pe care le am în patrimoniul companiei, pe care încă nu le-am vândut, urmează să le vând - și de aici urmează să obțin sursa de finanțare ca să merg mai departe cu firma.

Clasa IV. Creanțele și datoriile

Cel mai important cont este cel de clienți, codificat 411. Aici sunt facturile pe care le am de încasat. Este foarte important să am o balanță analitică pentru a putea înțelege acest cont: dacă nu am detalierea facturilor pe vechime și trec 3 ani în care aveam dreptul să îi acționez în instanță, pot să îmi iau la revedere de la sumele respective, urmând să îmi reduc profitul cu sumele respective. Așadar, este critic să îi cer contabilului balanța analitică, să reconciliez cu ceea ce știu că este încasat - și trebuie să acționez pentru a recupera banii. 

Un exemplu de „așa nu” având consecințe foarte grave: dacă am solduri creditoare - adică 411 are pe coloana de sold final creditor un sold - acest lucru înseamnă că am încasat și nu am emis factură, sau contabilul nu a introdus factura respectivă în contabilitate. Ce semnifică această scăpare? Înseamnă că, pentru factura-lipsă respectivă, nu am plătit TVA-ul, dacă firma mea este platitor de TVA, nu am plătit impozitul pe profit sau impozitul pe venitul microîntreprinderilor - lucru care generează majorări și penalități costisitoare, pe care le voi suporta tot din profit. Dacă nu am prevăzut ca marjă, în prețul de vânzare a bunurilor sau de prestare a serviciilor, și acest risc - că, la un moment-dat, va trebui să plătesc o majorare și o penalitate, nu voi putea să le acopăr, iar ele se vor acumula în pierderea pe care o voi avea.

Pentru conturile pe credit - toate conturile de furnizori, codificat 401 - la fel, trebuie să cer contabilului o balanță analitică, în care voi avea, în oglindă, ceea ce am de plătit: să nu cumva să am facturi înregistrate duble, ceea ce înseamnă că am beneficiat de o facilitate, scăzând TVA-ul, am beneficiat și de cheltuială, aspect care, la fel, atrage niște consecințe. Trebuie să îi cer balanța analitică la furnizori și să punctez - să reconciliez - furnizorii pe care îi mai am de plată: pentru orice neconcordanță trebuie să întreb contabilul și să îi cer o fișă de cont, pe care să o punctăm împreună.

Tot în balanță regăsesc contul de furnizori-debitori, codificat 409, în care se află avansurile plătite către furnizori. La fel, trebuie să cer contabilului o balanță analitică și o fișă de cont, pe care să le punctăm, deoarece acest cont reprezintă ceea ce am plătit furnizorilor ca și avans, iar ei încă nu au livrat bunul sau serviciul respectiv - pe care trebuie să cer factură de storno și să pot recepționa bunul sau serviciul în patrimoniul companiei.

În oglindă, pe partea de credit, regăsesc contul de clienți-creditori, codificat 419, care este contul de avansuri încasate de către firma mea de la clienți cărora încă nu le-am livrat produsele sau serviciile. La fel, trebuie să îl facturez, pentru că trebuie, întotdeauna, să corespundă cu termenul din contract al avansului de stingere, pentru că nerecunoașterea lui în contul de profit și pierdere, la termenul de scadență din contract, îmi generează, la fel, niște majorări și penalități pentru nedeclarea și neplata impozitului pe profit și al TVA-ului, ceea ce poate intra chiar sub incidența Legii pentru prevenirea și combaterea evaziunii fiscale.

Conturile de obligații de salarii, contribuțiile de asigurări sociale, de asigurări sociale de sănătate, contribuția asiguratorie de muncă, inclusiv impozitul pe salarii, toate au solduri finale creditoare și reprezintă, de fapt, obligațiile salariale pe care le am de plată în ultima lună. Dacă cer contabilului o balanță la luna iunie, de exemplu, trebuie să am statul de salarii de la luna iunie. Ceea ce am pe stat ca și obligații de plată trebuie să se reflecte în contabilitate. 

Ca să am siguranța că taxele sunt corect declarate și că nu am vreo declarație fiscală lipsă, pot să îi cer contabilului, lunar, un certificat fiscal. Astfel, voi avea certitudinea că taxele sunt corect calculate, că toate declarațiile fiscale sunt depuse la timp - și previn situații neplăcute care pot conduce inclusiv la conturi blocate.

Contul de impozit pe profit / venit, codificat 441, are, întotdeauna, sold creditor. Contul de TVA de plată, codificat 4423, este aplicabil în cazul companiilor care sunt plătitoare de TVA - și, la fel, are, întotdeauna, sold creditor, ce reprezintă obligația de plată. 

Contul de TVA de recuperat, codificat 4424, îmi arată momentul în care investițiile pe care le-am efectuat în firmă au depășit valoarea TVA-ului colectat din vânzare. Noțiunea de Taxă pe Valoarea Adăugată înseamnă că, dacă nu fac investiții, am TVA de plată - iar alternativa este să vin cu un plus de valoare față de TVA-ul de la furnizori.

Trebuie să fiu foarte atent când voi regăsi în balanță contul de decontări din operații în curs de clarificare, codificat 473, deoarece aici pot regăsi diverse elemente-problemă: documente neoperate, tranzacții fără documente-suport etc. Acest cont trebuie să fie, în permanență, zero, nu cu un sold foarte mare. Nu trebuie să îi permit contabilului să mențină în balanță acest cont cu sold pe el.

Trebuie să manifest, de asemenea, foarte mare atenție la contul de debitori diverși, codificat 461, deoarece există următorul caz de „așa nu”: asociați care ridică dividende însă nu vor să plătească impozitul pe dividende - și îl strâng în acest cont, în speranța că nimeni nu îi va controla. Însă toate organele de control care vin - ANAF, Antifraudă - se uită în primul rând la acest cont, fiindcă aceștia sunt bani scoși din societate pentru care asociații respectivi nu au plătit impozitul. Inspectorii vor calcula impozite, majorări și penalități, începând de la prima sumă pe care asociații respectivi au ridicat-o.

Contul de creditori diverși, codificat 462, reprezintă, de fapt, garanții pe care le-am încasat, cu termen sub un an, și pe care trebuie, bineînțeles, să le restitui clienților de la care le-am primit - sau sume primite ca și împrumut de la persoane care nu sunt asociați în cadrul firmei.

Un alt cont care trebuie să aibă sold creditor este contul de dividende de plătit, codificat 457. Acestea sunt dividendele pe care nu le-am ridicat - și pentru care am plătit sau urmează să plătesc impozitul pe dividende.

Clasa V. Disponibilitățile bănești

În Clasa V include și toate soldurile pe care le am în bancă. Pentru fiecare cont bancar pe care îl am deschis trebuie să regăsesc în evidența contabilă un subcont analitic. Când mă uit în balanța analitică, voi vedea că am câte un subcont analitic pentru fiecare cont din fiecare bancă. Dacă voi observa fie că nu am sold, fie că soldul nu corespunde, este din cauză că extrasele de cont nu au fost operate de către contabil - astfel încât trebuie să îi atrag atenția contabilului. Acest aspect redeschide discuția cu integrarea dintre softurile de contabilitate din România și platformele bancare, astfel încât preluarea extraselor să aibă loc automat, prin API, precum și reconcilierea dintre facturile emise și încasările din bancă.

Trebuie să îmi atragă atenția, tot timpul, contul de numerar Casa în lei, codificat 5311. Soldul debitor pe care îl am în acest cont reprezintă, de fapt, numerarul pe care trebuie să îl am în firmă, în casierie, în orice moment. Dacă nu îi am, dacă i-am consumat, trebuie să plătesc impozit pe dividende. Este bine să nu las acest cont să acumuleze debite, deoarece voi plăti pe el majorări și penalități pentru dividende ridicate, nedeclarate și neimpozitate.

Clasa VI. Cheltuieli

Dacă mă uit în balanță pe această clasă, voi regăsi câte un analitic pentru fiecare cheltuială. Este bine să mă uit cu foarte atenție la contul de alte cheltuieli cu serviciile executate de către terți, codificat 628, fiindcă acesta atrage atenția și organelor de control. Trebuie să manifest atenție astfel încât acest cont să nu ajungă un loc de reciclare pentru facturile unde nu există informații suficiente pentru a le contabiliza în mod corespunzător.

În contul de alte cheltuieli de exploatare, codificat 6588, se contabilitează tot ce cumpără asociatul în interes personal. Când vine un control, fiscul consideră sumele din contul 6588 și va trebui să plătesc toate taxele și contribuțiile salariale, atât angajat cât și angajator.

Clasa VII. Venituri

În categoria de venituri, câteva dintre conturile pe care trebuie să le am în atenție includ:

Întotdeauna Clasa VII minus Clasa VI trebuie să îmi dea soldul contului 121. Cu alte cuvinte, dacă veniturile sunt mai mari decât cheltuielile voi avea profit; în caz invers, voi avea pierdere. Este bine să mă gândesc ce voi face mai departe dacă voi avea sold debitor al contului 121.