În primul rând ar trebui să înțeleg ce sunt situațiile financiare anuale, dacă sunt importante pentru compania mea - și pentru cine altcineva mai sunt sunt ele de interes.
Situațiile financiare anuale ale unei companii reprezintă oglinda activității companiei respective
Ele reprezintă compania în fața unui investitor, a unei bănci, a unei autorități. În ele este reflectată munca de un an de zile - și rezultatele pe care compania le-a obținut, atât în anul respectiv cât și de la începutul activității.
Situațiile financiare anuale includ mai multe componente:
Bilanțul - care reprezintă activul și pasivul, adică bunurile, cash-ul și datoriile pe care le am în companie. Bilanțul are la bază soldurile finale din balanță, unde se regăsește activul și pasivul. Când am în față un formular de bilanț, este de interes pentru mine să mă uit la următoarele elemente: în Activ regăsesc bunuri, active imobilizate, stocuri, cash; în Pasiv regăsesc, în oglindă, sursele care generează aceste active: datorii sub un an, peste un an, precum și capitalurile proprii. Cu cât capitalurile proprii au o pondere mai mare în Pasiv, cu atât compania este mai stabilă, permițându-mi să merg cu ea mai departe, să fac afaceri.
Ce înseamnă de fapt Activ? Activ înseamnă:
Activele imobilizate, adică mijloacele fixe, imobilizări corporale și necorporale:
Imobilizări necorporale înseamnă licențe, fond comercial, programe informatice, brevete, clădiri, autoturisme, echipamente - tot ce sunt bunuri care au o durată de folosință mai mare de un an și o valoare mai mare de RON 2 500;
Stocurile sunt tot conturi de active: marfă, materii prime, materiale de care am nevoie ca să îmi desfășor activitatea;
Creanțele - tot ceea ce am de încasat:
creanțele comerciale - de la clienți;
TVA-ul de recuperat;
avansurile de la furnizori care nu sunt finalizate;
imputațiile salariaților.
Numerarul: disponibilitățile bănești din casierie și din conturile bancare;
Sumele plătite în avans pentru diverse servicii pe care le primesc într-o perioadă - CASCO, RCA, abonamente, servicii de consultanță pe o perioadă mai mare de un an.
Ce înseamnă Pasivul? Pasivul reprezintă, în oglindă, sursele activului, iar activul și pasivul sunt, întotdeauna, egale. Pasivul include:
Datoriile - care pot fi:
sub un an, categorie în care intră:
obligațiile de plată către furnizori;
leasingurile rămase de plată sub un an. Acestea reprezintă o datorie până la terminarea contractului de leasing;
creditele bancare sub un an - dacă am luat credite pentru a-mi finanța partea de active, pentru a plăti salariații, pentru necesitățile de dezvoltare a companiei.
peste un an, categorie în care intră:
obligații de plată către furnizori;
ratele de leasing care depășesc durata unui an;
creditele bancare peste un an - dacă am luat credite pentru necesitățile de dezvoltare a companiei.
Obligațiile salariale - către salariați și către fisc.
Capitalurile proprii. Acestea reprezintă plusul de valoare al companiei: capitalul social, fondurile de rezervă pe care le-am constituit din profit - adică nu am retras dividende, ci am lăsat profitul în companie. În momentul în care nu ridic profitul și las rezerva în companie, această companie va crește, va fi mai puternică, fiindcă are numerarul pe care să își sprijine creșterea - și nu se împrumută în permanență, nu se alimentează din datorii, din credit furnizor, adică din întârzierea nejustificată a plății facturilor primite de la furnizori. Cu cât capitalurile proprii au o valoare mai mare, iar datoriile sunt mai mici, cu atât compania este mai solidă, poate să deruleze afaceri, poate să angajeze contracte noi, poate să se dezvolte. Cu cât compania se alimentează mai mult din credite, cu atât mai mult căutarea comorii se va prelungi, transformându-se într-o fata morgana. Când văd că încep să mă copleșească datoriile, este bine să nu continuu să mă împrumut. În lipsa unei părți de dezvoltare, de cercetare, de investiție, în lipsa unui plus de valoare care știu că aparține companiei, dacă sunt un prestator de servicii care mă înglodez din ce în ce mai mult în datorii, este posibil să nu mai ajung la liman.
Studiu de caz: o companie din România cu legături valoroase în străinătate a semnat un contract de achiziție produse în condiții foarte avantajoase cu un partener din străinătate; s-a mulțumit, însă, să meargă doar la o serie de centre comerciale, să le ofere lor produsele - și să aștepte să încaseze de la ei. Pentru a-și acoperi necesitățile de finanțare, compania a luat credite - sponsorizând, astfel, practic, centrele comerciale respective: în loc ca acele centre comerciele însele să ia credite, a luat credite tot compania aceasta, îndatorându-se și reducându-i-se adaosul comercial, adică valoarea de revânzare minus valoarea de achiziție. Adaosul comercial i s-a redus atât de mult, încât a ajuns să fie mai mic decât costurile pe care le-a avut: dezvoltare, achiziție, depozit, salarii, management, distribuție, prezentare, chirie, raft… Lucruri care, în cele din urmă, au condus compania la faliment.
Fiecare astfel de lecție pe care o primesc trebuie să o înteleg și să nu o repet.
Profitul nerepartizat reprezintă, la rândul său, o resursă utilă, dar abia atunci când compania este stabilă.
Profitul - în caz de profit. Pierderea se scade din capitalurile proprii.
Contul de profit și pierdere reprezintă un alt formular important al situațiilor financiare, în care găsesc prezentate în detaliu veniturile și cheltuielile, clasificate pe categorii. Cifra de afaceri reprezintă tot ceea ce am facturat, fără TVA, fără alte taxe. Așadar, veniturile nete pe care le-am realizat. În cifra de afaceri regăsesc tot ce înseamnă prestări de servicii - dacă firma mea este prestatoare de servicii - sau valoarea mărfurilor pe care le-am vândut, adică venituri din vânzare de marfă - dacă firma mea este activă în domeniul comerțului. Din cifra de afaceri se scad discounturile pe care le-am acordat. Întotdeauna regăsesc în cifra de afaceri totalul de venituri nete.
Veniturile, în situațiile financiare anuale, le voi regăsi grupate în:
Venituri operaționale (sau din exploatare) - care provin din activitatea de bază a companiei;
Venituri financiare - cum ar fi, de exemplu, venituri din diferențe de curs valutar, dacă am creanțe de încasat sau disponibilități pe care le am în valută. Diferența dintre data de facturare și data de încasare, în cazul în care cursul este mai avantajos, la încasare voi avea un venit financiar. De asemenea, tot în venituri financiare intră și dobânzi bancare din depozite, adică venituri pe care le obțin din plasarea disponibilităților. Aici, sfatul este ca, în momentul în care am disponibilități în contul curent al firmei, să fac un depozit pe ele, fiindcă voi beneficia de o dobândă mai bună pe contul de depozit decât pe contul curent;
Venituri din investiții.
În cazul Cheltuielilor, ele, în oglindă, se clasifică în:
Cheltuieli de exploatare:
cu materia primă, materiale costul mărfii, în cazul în care fac comerț, ceea ce am folosit pentru a produce, energia, apa. Diferența dintre veniturile din vânzare de marfă și cheltuielile cu vânzarea mărfii reprezintă adaosul meu comercial brut, la care trebuie să fiu mereu atent, fiindcă din acest adaos comercial încep să scad celelalte costuri. Dacă toate cheltuielile mele de funcționare depășesc acest adaos comercial brut, atunci compania mea are drept rezultat pierdere;
cheltuieli cu prestări de servicii - de întreținere, reparații, deplasare, telefonie, asigurări;
cheltuieli de personal, contribuția asiguratorie pentru muncă, cheltuielile cu colaboratorii
amortizarea - valoarea de inventar recuperată în cost, pe cheltuială. Luând exemplul unui autovehicul, valoarea sa nu este suportată în întregime pe cost, dintr-o dată, ci se împarte în rate egale lunare: de exemplu, dacă durata amortizării este de 4 ani, vorbim despre 48 de rate lunare. Adunate, ele se regăsesc în “Cheltuieli cu amortizarea mijloacelor fixe”;
un alt element bilanțier îl reprezintă ajustările - creanțe comerciale, facturi de încasat pe care nu le mai pot încasa fiindcă nu am fost atent atunci când am făcut contracte cu clienții, au dat faliment, s-au prescris. De exemplu, acest lucru înseamnă că în balanță am de încasat 1 000 de lei, însă nu mai pot, în mod realist, să încasez decât 500 de lei. În bilanț trebuie să reflect ca și creanță comercială doar 500 de lei. Pentru aceasta trebuie să fac o cheltuială - o ajustare de creanță comercială. Acest gen de situații, mai ales dacă sunt multiple - sau dacă au valoare mare - îmi afectează profitul: în anii anteriori mi-am proiectat un anumit profit, însă, în momentul în care constat că, de fapt, nu voi putea încasa, voi avea cheltuială cu această sumă pe care nu o voi putea încasa, diminuându-mi-se, astfel, profitul;
există și alte cheltuieli de exploatare, de exemplu cu vânzarea mijloacelor fixe, sau trecerea pe cheltuială a furnizorilor prescriși, sau sponsorizările, care intră în alte cheltuieli de exploatare.
Cheltuieli financiare;
Cheltuieli cu investițiile.
Veniturile din exploatare minus cheltuielile de exploatare dau profit din exploatare, dacă veniturile din exploatare sunt mai mari decât cheltuielile de exploatare, sau pierdere din exploatare, dacă cheltuielile de exploatare sunt mai mari decât veniturile din exploatare. Profitul din exploatare reflectă cât de rentabilă a fost activitatea mea din anul respectiv, ce am obținut ca și valoare adăugată față de munca și resursele pe care le-am dedicat activității companiei.
Veniturile financiare și cheltuielile financiare reprezintă, de asemenea, componente importante ale contului de profit și pierdere. Diferența dintre ele conduce la profit financiar sau pierdere financiară. Este foarte important pentru companiile care au relații comerciale în monedă străină - adică în activitatea lor folosesc foarte multă valută, au plăți externe, fac achiziții din străinătate pe care trebuie să le plătească, diferența de curs joacă un rol important atât pe partea de cheltuieli, în contul de profit și pierdere, cât și pe partea de cash-flow. În acest caz, este bine să îmi păstrez valuta în cont - sau să cumpăr valută atunci când este ieftină. De asemenea, pot negocia termene de plată mai generoase, astfel încât să pot folosi intervalul mai amplu de timp pentru a identifica momentul cel mai oportun pentru conversia valutară și pentru plată. Atunci când am valută la dispoziție, păstrată, nu trebuie nici să mă împrumut și nici să o cumpăr la prețuri dezavantajoase. Poate fi util să am o linie de credit de tip overdraft, pe care să nu plătesc dobânzi sau comisioane dacă nu o folosesc, dar pe care mă pot baza la urgență.
Contul de profit și pierdere este locul unde se reflectă veniturile și cheltuielile, unde pot să analizez cât de eficientă mi-a fost activitatea, cât de rentabilă, ce măsuri pot să iau pentru a crește rentabilitatea anul următor.
Aud de multe ori despre valoare fiscală și valoare contabilă. Sunt două noțiuni diferite:
Valoarea contabilă reprezintă valoarea pe care o pot opera în contabilitate. De exemplu am cumpărat o mașină pe care am dat RON 100 000 - și nu vreau să o scad din contabilitate, adică să am profitul mai mare, ci vreau să recuperez într-un an și pur și simplu o pun pe cheltuială în acel an; în loc să obțin un profit de RON 200 000, am dorit să recunosc toată valoarea mașinii, de RON 100 000, pe cheltuială - și îmi mai rămâne profit de RON 100 000;
Însă, fiscal, fiscul nu îmi dă voie să o deduc integral, pentru toată suma de RON 100 000, ci o amortizez într-o perioadă între 4 și 5 ani. Adică voi trece pe cheltuială lunară amortizarea, afectându-mi contul de profit și pierdere.
Date informative - unde găsesc detalierea soldurilor din bilanț, referitoare la furnizori, datorii, creanțe comerciale. Este util să iau în calcul următoarele elemente:
În ultima perioadă, autoritățile fiscale au început să facă analize pe baza acestor informații, cum ar fi, de exemplu:
Cât împrumut de asociat am în societate;
Care este soldul de casă.
Pe baza acestor informații pot avea surpriza unor inspecții fiscale anul următor. Astfel:
Numerarul pe care îl am trecut în contul de casierie. Fiscul scoate informații referitoare la companiile care au un sold mare pe casă, anticipând că banii nu sunt acolo. Dacă, de exemplu, termin anul cu un sold de casă de RON 700 000, iar cifra de afaceri a fost de RON 800 000, acesta reprezintă un indiciu de risc pentru fisc, care va suspecta venituri nedeclarat sau dividende retrase pentru care nu am plătit impozit pe dividende. Două cazuri:
Banii sunt, într-adevăr, în casierie;
Dacă, însă, banii nu sunt în casierie, Fiscul va “confisca” banii respectivi: nu mi-i va lua propriu-zis din cont, însă va face proces-verbal și mi-i va trece ca obligație de plată în fișa pe plătitor - impozit pe profit, TVA etc. Fiscul va calcula impozitul pe dividende, cu majorări și penalități, de la prima sumă de când am ridicat banii din casă. Lună de lună, fiscul va emite decizie de impunere și îmi va opri banii pe care nu i-a găsit în casierie.
Împrumuturile de asociat reprezintă, de asemenea, o informație analizată cu atenție de către fisc. Acesta verifică dacă, în cazul unei companii care are venituri de RON 800 000, însă în conturi are RON 2 000 000, asociații au venituri declarate din dividende sau din alte surse, prin Declarația Unică, după care poate cere informații din partea companiei - contractele de împrumut, dovada sursei de proveniență, toate documentele suport. Cazuri: Când fiscul constată că aceste contracte de împrumut și documente suport nu există, fiscul consideră că diferența dintre venituri și banii din cont nu poate fi dovedită.
Dacă acele contracte de împrumut sunt cu rude sau prieteni, însă banii respectivi nu pot fi dovediți, fiscul va analiza declarația unică a persoanelor respective. Dacă fiscul nu va identifica aceste sume ca și venituri pentru cei care împrumută, va considera această situație drept indiciu pentru o spălare de bani, evaziune fiscală - și va calcula TVA și impozit pe profit sau pe veniturile microîntreprinderii.
Situația activelor imobilizate (Formularul 40) - unde regăsesc activele companiei: mijloacele fixe, imobilizările corporale, necorporale, detaliate pe grupe de mijloace fixe, la valoarea de de achiziție - sau la valoarea reevaluată, dacă le-am reevaluat - și amortizarea, în mod similar, calculată pe grupe; diferența dintre valoarea de inventar și amortizare reprezintă valoarea rămasă, o cheltuială deductibilă pe care o voi recupera în perioada următoare din veniturile realizate.
Munca unui contabil nu se termină aici. Există o serie de documente adiționale situațiilor financiare, care trebuie întocmite de către administrator și verificate de către contabil. De exemplu:
Hotărârea Adunării Generale a Acționarilor de aprobare a Situațiilor Financiare;
Notele la Situațiile Financiare;
Raportul Administratorului;
Declarația Administratorului că a respectat toate principiile contabile la întocmirea Situațiilor Financiare.
Hotărârea Adunării Generale a Acționarilor
Hotărârea Adunării Generale a Acționarilor (AGA) de aprobare a Situațiilor Financiare este obligatorie pentru asociați. Este important ca această întâlnire chiar să aibă loc: pe lângă latura formală, ceremonială, a acestei întâlniri, ea ajută și în comunicarea dintre asociați, atât cu privire la anul încheiat cât și la cel în curs.
Formatul generic al acestei Hotărâri AGA include elemente precum:
Adunarea Generală a Acționarilor a fost convocată pe data de zz.ll.aaaa.
AGA a aprobat:
▢ Situațiile Financiare;
▢ descărcarea de gestiune a administratorului.
Profitul realizat a fost:
◯ trecut în categoria profitului nerepartizat.
◯ distribuit ca și dividende.
În momentul în care apare un conflict între asociați, orice document este speculat și poate ajunge probă în instanță.
Util de știut: la aprobarea Situațiilor Financiare și repartizarea profitului trebuie să țin cont de următoarele:
Dacă am făcut investiții în mijloace fixe care curg încă și generează fluxuri de ieșire, nu trebuie să îmi repartizez tot profitul pe dividende. Trebuie să îmi păstrez o resursă în companie cu care să acopăr partea rămasă de investiție, altfel mă voi îndatora. Trebuie să fiu cât mai chibzuit, să păstrez profitul realizat în categoria de profit nerepartizat. Abia atunci când am realizat un profit care depășește valoarea rămasă de acoperit a investiției este momentul să încep să mă gândesc să retrag ca și dividende diferența dintre profitul realizat și partea rămasă de acoperit a investiției;
Atunci când las profitul în categoria profit nerepartizat, pot ulterior să repartizez profitul pe dividende oricând pe parcursul anului, printr-o Adunare Extraordinară a Acționarilor, apoi să ridic dividendele și să plătesc impozitul pe dividende;
Dacă repartizez în totalitate profitul pe dividende însă nu reușesc să le ridic în totalitate până la sfârșitul anului, atunci am obligativitatea să plătesc impozitul pe dividende în totalitate până la sfârșitul anului următor. Nu voi mai putea reveni la o Hotărâre AGA deja aprobată, nu o voi mai putea schimba:
Nu este corect să repartizez profitul pe fondul de rezerva, pentru dezvoltare, și - după ani de zile, timp în care compania a devenit stabilă cu ajutorul numerarului aflat la dispoziție la momentul potrivit, de creștere - să revin asupra Hotărârii AGA, printr-o nouă Hotărâre AGA prin care schimb destinația profitului din fond de rezervă în dividende. Legea Societăților Comerciale nu permite acest lucru;
Notele la Situațiile Financiare Anuale
În bilanț sunt doar cifrele distribuite pe categorii, fără prea multe detalii. Notele la Situațiile Financiare Anuale prezintă informații cu privire la politicile contabile ale companiei, informații detaliate despre toate elementele bilanțului și ale contului de profit și pierdere, la nivel de cont.
De exemplu, în cazul activelor imobilizate, putem regăsi informații comparative: “față de anul anterior, valoarea activelor imobilizate a crescut cu x lei, datorită achiziției unui calculator/autovehicul”.
Orice persoană interesată poate consulta aceste informații: investitori sau alte persoane care doresc să ia relații despre companie.
În cadrul Notelor la Situațiile Financiare Anuale este un aspect foarte important de regăsit: companiile care au tranzacții cu părți afiliate au obligativitatea să treacă în Notele la Situațiile Financiare Anuale informații cu privire la tranzacțiile pe care le-au efectuat cu părțile afiliate.
Raportul Administratorului
Raportul Administratorului reprezintă, la rândul său, un element al Situațiilor Financiare, prin care administratorul se descarcă de gestiune la sfârșitul anului și își detaliază activitatea, rezultatele pe care le-a obținut - care trebuie să fie în concordanță cu restul documentelor din Situațiile Financiare Anuale, să conțină aceleași informații.
Raportul Administratorului reprezintă un document pe care auditorul îl auditează, analizând în ce măsură documentul respectă politicile companiei și este în concordanță cu situațiile financiare anuale.
Administratorul, în acest raport, prezintă și strategia companiei în perioada următoare, dacă respectă principiul continuității.
Situațiile Financiare Anuale reprezintă cartea de vizită a unei companii
Există percepția că Situațiile Financiare Anuale sunt simple exporturi din software-ul de contabilitate, care să fie apoi încărcate în platforma ANAF. Această viziune pierde din vedere oportunitățile de analiză pe care le oferă lecturarea unui set de Situații Financiare Anuale având înțelegerea a ceea ce cuprind ele de fapt: un diagnostic al companiei, într-o formă standardizată, care permite comparațiile între mai multe elemente din interiorul aceleiași companii, de exemplu pe parcursul mai multor ani - sau comparațiile între mai multe companii, la același moment în timp.
Toate elementele incluse în Situațiile Financiare Anuale reprezintă oglinda companiei, prezentându-i poziția financiară. Situațiile Financiare reprezintă o fotografie la un anumit moment în timp, util de prezentat unui investitor sau viitor asociat. O carte de vizită. La fel cum nu aș vrea să mă duc la o întâlnire importantă fără o carte de vizită, sau cu una mototolită, sau cu greșeli pe ea - în mod identic am tot interesul ca Situațiile Financiare Anuale să fie întocmite corect, de calitate, la timp.
Situațiile Financiare Anuale reprezintă cartea de vizită a afacerii mele din România. În momentul în care înțeleg acest lucru, afacerea mea va fi sigură, fiindcă îmi înțeleg mecanismele de afaceri și le transpun într-o serie de documente și cifre care exprimă realitatea operațiunilor: ceea ce eu întreprind se transformă în produse și servicii, în timp ce documentele contabile rămân neatinse pe întreaga durată de viață a companiei mele - și chiar după, exprimând o opinie realistă, independentă, asupra modului în care mi-am desfășurat activitatea.
Astfel încât este bine să pun preț pe documentele pe care le am, pe informațiile pe care aceste documente le conțin. Voi avea nevoie de ele în diverse cazuri: pentru un nou contract, pentru un credit. Îmi vor fi de ajutor când mă aștept mai puțin.
